Personvernerklæring
Denne erklæringen gjelder ReelEstate Business — appen og backoffice for
kontorfellesskap og næringsbygg — og nettsiden
reelestate-app.no/business. Den forklarer hvilke
personopplysninger som behandles, hvorfor, hvor de lagres og hvilke
rettigheter du har.
Hvem er ansvarlig for hva
ReelEstate Business leveres av Third Act Sales AB, org.nr 925 044 377, ved den norske filialen Third Act Sales AB NUF, org.nr 924 943 432.
I denne erklæringen er huset det kontorfellesskapet eller næringsbygget du jobber i, og driveren er selskapet som driver huset og har avtale med oss — for eksempel kontorfellesskapet, utleieren eller forvalteren.
Ansvaret er delt i to, og det er viktig å holde dem fra hverandre:
- Innholdet i husets app. Brukere, bedrifter, dokumenter, nyheter, bookinger og innlegg. Her er driveren behandlingsansvarlig, og Third Act er databehandler på driverens vegne. Vilkårene står i databehandleravtalen.
- Salg og markedsføring. Kontaktopplysninger til selskaper vi tar kontakt med, og e-postene vi utveksler. Her er Third Act selv behandlingsansvarlig.
Hvilke opplysninger vi behandler
Om deg som bruker appen
| Opplysning | Hvorfor |
|---|---|
| Navn, e-post, telefonnummer | Innlogging, invitasjon og kontakt |
| Pinkode | Lagres kryptert, aldri i klartekst |
| Bedrift og kontor | Tilgang til riktig hus og riktig innhold. Navnet på bedriften din vises ved navnet ditt, for eksempel i direktemeldinger |
| Rolle | For eksempel kontaktperson som kan invitere kolleger, eller administrator hos driveren |
| Profilbilde | Frivillig. Vises i appen |
| Bookinger | Drift av møterom og andre fellesressurser. Har rommet en pris, inngår bookingen i fakturagrunnlaget driveren sender bedriften din |
| Påmeldinger til arrangementer | Så driveren vet hvor mange som kommer |
| Feilmeldinger | Det du skriver og bildene du legger ved, så driveren kan rette feilen |
| Innlegg og kommentarer | Det sosiale i appen |
| Direktemeldinger | Private meldinger mellom brukere, hvis driveren har slått på funksjonen |
Behandlingsgrunnlaget er driverens berettigede interesse i å drifte huset og levere det leieavtalen med bedriften din omfatter.
Vi lagrer ikke fødselsnummer. For å opprette en konto trengs navn, e-post, mobilnummer og pinkode. Profilbilde er frivillig.
Om bedriftene i huset
Driveren legger inn bedriftene som leier i huset: navn, organisasjonsnummer, kontaktperson og fakturaadresse. Det brukes til tilgang, til å vise hvem som jobber hvor, og til fakturagrunnlag for bookinger.
Direktemeldinger
Har driveren slått på direktemeldinger, kan brukerne skrive private meldinger til hverandre i appen. Bare de som er med i samtalen, kan lese den. Driveren kan ikke lese direktemeldinger, og verken backoffice eller supporten vår har noen funksjon for å lese dem.
Meldingene lagres i databasen hos Microsoft Azure i Norge, sammen med resten av innholdet i appen. De er ikke ende-til-ende-kryptert. Den som drifter databasen, kan derfor teknisk sett hente dem ut. Det gjør vi bare hvis vi er rettslig forpliktet til det.
Sletter du en samtale i appen, skjules den bare hos deg. Den andre i samtalen har den fortsatt. Sletter du kontoen din, blir meldingene du har sendt liggende hos mottakeren, men med navnet ditt anonymisert.
Dørlås
Har huset koblet appen til dørlåsen (Salto eller RCO), sender vi tilgangen din til husets låsesystem, slik at appen kan åpne dørene du har adgang til. Låsesystemet er husets eget og har sin egen leverandør. Driveren bestemmer hvem som har adgang hvor, og hvor lenge hendelser i låsesystemet oppbevares.
Om selskaper vi kontakter
Navn på kontorfellesskap og eiendomsselskaper, kontaktadresse og kontaktperson, hentet fra offentlig tilgjengelige kilder som Brønnøysundregistrene og selskapenes egne nettsider. Grunnlaget er berettiget interesse i å tilby tjenester til næringsdrivende. Selskapet kan alltid be om å slippe videre henvendelser. Da fjerner vi kontaktopplysningene fra salgslisten samme dag og beholder bare selskapets navn og organisasjonsnummer på en sperreliste, slik at vi ikke kontakter det igjen.
Salgslisten og e-postene vi utveksler med selskaper har en sikkerhetskopi hos Microsoft Azure i Norge. Fjerner vi et selskap fra salgslisten, forsvinner det også fra sikkerhetskopiene innen 30 dager.
Hvor opplysningene lagres
Appen og backoffice lagres hos Microsoft Azure i Norge:
- Databasen ligger i Norway East, med sikkerhetskopi i Norway West.
- Dokumenter og bilder ligger i Norway East.
- Sikkerhetskopier av databasen oppbevares i inntil 8 timer.
- Slettede filer kan ikke gjenopprettes.
Salgslisten over selskaper vi kontakter, og e-postene vi utveksler med dem, lagres i Norge og EØS. Vi tar en nattlig sikkerhetskopi hos Microsoft Azure i Norway East, og gamle versjoner slettes etter 30 dager.
Hvem andre som er involvert
| Leverandør | Rolle | Hvor |
|---|---|---|
| Microsoft Azure | Drift og lagring | Norge |
| Microsoft 365 | E-post med kunder og brukere | EØS |
| Twilio SendGrid | Utsending av e-post | USA, på EUs standardavtalevilkår |
| Apple og Google | Pushvarsler | EU/USA |
Vi selger ikke personopplysninger videre, og bruker dem ikke til annonsering eller profilering.
Sletting
Du sletter kontoen din selv i appen. Da anonymiseres navn, e-post, telefonnummer og øvrige personfelter umiddelbart — de overskrives med en nøkkel som kastes, og kan ikke hentes tilbake. Innloggingen fjernes samtidig.
Slutter du i jobben, eller flytter bedriften din ut, fjernes tilgangen din til huset. Kontoen din består til du selv sletter den, så du kan bruke den i et annet hus.
Innhold du har lagt ut — innlegg, bookinger og lignende — tilhører huset og slettes etter driverens egne rutiner. Bookinger som er fakturert, kan driveren måtte oppbevare etter bokføringsreglene. Restdata og tilhørende filer fjernes ved opprydding, senest 90 dager etter sletting.
Nettsiden
Denne nettsiden har ingen informasjonskapsler, ingen analyseverktøy og ingen sporing. Skriftene lastes fra vår egen server, ikke fra tredjepart. Derfor finnes det heller ingen samtykkedialog å klikke bort.
Rettighetene dine
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og til å protestere mot behandlingen. Gjelder det innholdet i husets app, kontakter du driveren, som er behandlingsansvarlig. Gjelder det vår egen behandling, kontakter du oss på business@reelestate-app.no.
Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.